Imagine que você é dono de uma confecção de roupas e, após meses de negociação, vende um grande lote para uma rede varejista. Então, você compra tecido, produz centenas de peças, contrata o serviço de entrega e tenta emitir a nota fiscal (para receber seu dinheirinho suado, finalmente), mas o documento é denegado…

É uma situação devastadora para qualquer empreendedor. Afinal, você já empenhou seu capital, mão-de-obra, energia e muito mais naquele contrato. E agora não sabe quando e se vai receber. Descobre que ter uma nota denegada é mais comum do que se imagina.

A denegação da nota ocorre quando sua empresa ou seu cliente pessoa jurídica têm alguma inconsistência cadastral que causa o bloqueio (inaptidão) da Inscrição Estadual. O status da nota denegada é definitivo: ou seja, sua numeração não pode ser utilizada (mediante correção), cancelada ou inutilizada.

Mas se a sua nota foi denegada não entre em pânico! O problema tem solução.

Entre em contato com seu cliente, informe-o sobre a denegação (muitas vezes ele ainda não sabe que a inscrição está suspensa) e peça que ele regularize com urgência a situação junto ao Fisco de seu Estado.

O processo e as medidas necessárias para a regularização da Inscrição Estadual vão depender de cada situação. Caberá ao cliente observar as regras normativas do seu Estado e, se necessário, consultar o Fisco para solucionar sua situação cadastral. O tempo para regularização vai depender de cada caso e Estado da federação.

Resolvido o problema cadastral do cliente, o próximo passo é emitir nova nota fiscal, providenciar a entrega e faturar o pedido.

Prevenir é sempre melhor que remediar

Para não esbarrar na denegação de uma nota fiscal, o correto é sempre verificar a situação cadastral do cliente PJ antes de fechar o negócio. Para isso, basta você acessar o CCC (Cadastro Centralizado de Contribuinte), clicando aqui.

É simples, é fácil, é direto… e evita uma baita dor de cabeça.

Atenção: não adianta consultar o cadastro do Sintegra, pois o sistema da NF-e reconhece apenas o CCC na realização de uma pesquisa cadastral.

Dicas valiosas para a emissão de notas

Para que tudo saia direitinho no processo de emissão de notas fiscais, também é importante você conferir, neste link, quais erros levam à rejeição de um documento fiscal, como emitir corretamente suas notas (aqui) e como corrigir uma nota fiscal eletrônica autorizada (aqui), se necessário.