De outubro em diante, começa uma contagem regressiva de encerramento de ciclo no meio corporativo, de maneiras diferentes em cada setor.

Para os departamentos de Recursos Humanos, Pessoal e Contábil, o período é sinônimo de correria – em algumas empresas, a agitação persiste até janeiro do ano seguinte. Isso porque há muitas obrigações legais e despesas extras a cumprir.

“Deixar tudo para as últimas semanas não é uma boa opção. O ideal é que estes setores mantenham um planejamento, para evitar transtornos, que podem, literalmente, custar muito caro para a empresa”, recomenda o contador Elias Dib Caddah Neto, conselheiro do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Segundo ele, além de toda a contabilidade habitual com as folhas de pagamento, há os cálculos de benefícios e datas-limite a seguir. “São atividades extras para as equipes, que dependem de prazos. O não cumprimento pode acarretar em severas penalizações”, complementa.

Obrigações fim de ano

Algumas obrigações podem variar de uma empresa para outra, mas, de modo geral, entre as principais estão pagamento de 13° salário e de Programa de Participação em Lucros e Resultados (PPRL) e até a preparação do Informe de Rendimentos dos funcionários, que precisa estar pronto bem antes da data prevista para o uso efetivo.

“Esta é uma tarefa muito importante, que demanda bastante atenção ao prazo. Sem o informe, o colaborador poderá ter dificuldades para fazer a Declaração do IR no ano seguinte”, aponta Caddah Neto.

O conselheiro do CFC explica que a empresa que fornece informes incorretos ou que não os entrega está sujeita a penalizações legais, sendo a principal delas a multa de R$ 41,43 por funcionário que apresente informe irregular, inclusive os que foram desligados da empresa no período.

Já o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) pode ser feito por mês, por trimestre, por ano ou por evento. A apuração anual do IRPJ só pode ser utilizada por empresas optantes do Lucro Real e deve ser feita no dia 31 de dezembro do ano-calendário de recolhimento.

“É fundamental que a empresa não deixe de declarar e de recolher esse tributo. Declarações de IRPJ atrasadas são passíveis de multas, que variam entre 2% a 20%, conforme o lucro apresentado”, explica o contador. Também é preciso tomar muito cuidado com as informações fornecidas, pois os erros dos dados são passíveis de penalidades.

Há que se considerar, ainda, os gastos extras com a oferta de benefícios de final de ano, que não constam em leis trabalhistas, mas que são compromissos com os profissionais, como vales-presentes, kits de Natal, eventos e outras bonificações exclusivas.

“Faltar com certas combinações, digamos assim, por falta de planejamento, pode interferir inclusive em aspectos como motivação e engajamento por parte dos colaboradores, pois entram no campo da responsabilidade e da confiança, que também podem levar indiretamente a perdas para a empresa em outra ponta”, pontua o contador.

Veja detalhes dos três principais compromissos do último trimestre.

Férias coletivas

– Prazo: é preciso completar o processo até 15 dias antes da data de início das férias coletivas;

– Obrigações: comunicar datas de início e término para a Delegacia Regional do Trabalho (DRT), informar formalmente o sindicato da categoria profissional, comunicar os funcionários e preparar os pagamentos.

– Punição: falhas no processo podem acarretar multa de R$ 170,25 por funcionário em situação irregular, além de compensação aos colaboradores com valor equivalente ao dobro do salário de férias, mais um terço determinado pela Constituição Federal.

13° salário

– Prazo: pagamento até dia 30 de novembro (cota única). Se parcelado, pagamento até 30 de novembro (primeira cota) e até 20 de dezembro (segunda cota).

– Punição: autuação pelo Ministério do Trabalho e multa de R$ 170,25 por funcionário em situação irregular. Além disso, há o risco de abertura de processo trabalhista por parte do funcionário prejudicado.

PPLR

– Prazo: não há prazo obrigatório para o pagamento (período é estipulado em convenção coletiva), porém é um cálculo extra que deve ser programado.

– Obrigação: pagar em, no máximo, duas parcelas no ano, com intervalo inferior a três meses entre uma e outra.

– Punição: caso haja lucro e não haja pagamento de lucros previstos em convenção, o trabalhador pode ajuizar ação individual ou coletiva (neste caso, representado pelo sindicato) contra a empresa.

Com informações do CFC