Amostras grátis são um jeito eficaz dos fornecedores promoverem seus produtos para clientes. É uma ação de marketing que tem regras de tributação específica e não deve ser confundida com bônus ou brindes, como explica o diretor da Contabilidade Scalco (Cuiabá – MT), Volmar José Scalco.

"São produtos distribuídos de forma gratuita em quantidade necessária para conhecimento dos possíveis compradores", explica Scalco. "Diferenciam-se da bonificação, que equivale a um desconto, porque neste caso são concedidas mercadorias em quantidade maior do que o efetivamente adquirido. Também não se confundem com operações de brindes, que são adquiridos fora do objeto normal da atividade-fim do contribuinte, com o objetivo específico de distribuição gratuita a um consumidor ou usuário final."

As amostras grátis podem ser isentas de dois tributos: o imposto sobre produtos industrializados (IPI) e o imposto sobre circulação de mercadorias e serviços (ICMS).

A legislação federal referente ao IPI determina algumas condições para que amostras grátis não sejam tributadas, segundo afirma a consultora da Matur Organização Contábil (GBrasil | Belo Horizonte – MG), Glaucia Peixoto.

"É preciso contabilizar a distribuição das amostras pelo preço de custo real nos livros de escrituração da empresa. Também é necessário emitirnotas fiscais quando à saída dos produtos. Além disso, as amostras distribuídas em relação a cada ano-calendário precisam respeitar os limites estabelecidos pela Receita Federal, de acordo com a natureza do negócio, e não ultrapassar 5% do valor da receita da venda dos produtos", enumera Glaucia.

Já para o ICMS, apesar do assunto ser regulamentado pelo Convênio ICMS 29/90, do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), cada Estado possui regras diferentes em seu regulamento.

"Ao remeter uma mercadoria como amostra grátis sob o benefício da isenção, o contribuinte deverá atentar-se à quantidade e, principalmente, aos valores relativos à operação", afirma Scalco.

A diferença entre cada Estado fica clara na determinação de quanto a amostra grátis deve ser menor que o produto original. Para medicamentos, por exemplo, o Confaz afirma que a amostra deve ser no mínimo 50% menor. Em Minas Gerais, o volume ou conteúdo unitário não deve ser superior a 20% da quantidade comercializada normalmente. Já em São Paulo é o inverso: o volume não pode ter menos que 20% de redução.

Em comum, os Estados normalmente exigem que, para ter isenção de ICMS, as embalagens venham estampadas com as palavras "amostra grátis" e "venda proibida".

"Se as amostras saírem do estabelecimento com todas as exigências atendidas, terão isenção, mas serão tributadas normalmente pelo ICMS se não estiverem adequadas", alerta Glaucia Peixoto.