Em sua essência o ICMS quando na modalidade de substituição tributária visa evitar a sonegação deste imposto sobre várias etapas de circulação das mercadorias, pois nesta modalidade tributa-se o primeiro ente da cadeia de comercialização, tanto da sua operação própria como o ICMS das demais operações.

Entre as principais dificuldades nesse sistema apontada pelos contribuintes e os profissionais que lidam com a ST está encontrar os dados corretos para efetuar o cálculo e logo o seu recolhimento. O imposto em si não é tão complexo de ser calculado, o problema é estar usando os dados certos, e para isso é necessário conhecer o produto que está sendo vendido, saber qual a NCM correta, o CEST a ser usado, saber qual o seu MVA, e estas e outras informações geram muitas dúvidas, pois se forem usados os dados incorretos, a empresa poderá ter vários problema com a fiscalização, e em casos mais extremos terá a sua Inscrição Estadual suspensa.

Apesar disso, existem muitas ferramentas que ajudam a tirar dúvidas com relação ao regime de ST, onde é possível consultar esses dados do ST para poder deixar o ERP da empresa configurado corretamente. Esse trabalho todo que as empresas precisam ter ao emitir e dar entrada nos documentos fiscais para verificar se o ICMS ST está recolhido corretamente é muito importante também para garantir que em caso de a empresa estar tomando crédito de ST o valor esteja certo, porque o ST se recolhido indevidamente a menor poderá encarecer as mercadorias adquiridas pela empresa, pois ela tomará menos crédito que o devido, deixando pouco competitiva no mercado. E caso recolhido a maior, até mesmo a compradora poderá ter problemas com a fiscalização, pois nos casos de responsabilidade solidária, ela poderá ter de recolher a parte faltante do ST.

A substituição tributária do ICMS por ser um regime ao qual a responsabilidade do ICMS é transferida a outro, tem duas figuras principais, uma chamada de contribuinte substituto e contribuinte substituído, e é muito importante conhecer essas figuras.

Para quem é contribuinte substituto, que é quem efetua a retenção do ICMS, deve-se sempre prestar atenção sobre a finalidade que o comprador dará a mercadoria, pois se for para consumo próprio, o cálculo do ICMS ST será diferente se for para revenda por exemplo. Também temos cálculos diferentes quando a mercadoria é vendida dentro do estado ou para outros estados, onde nestes casos o contribuinte deverá conhecer os convênios e protocolos existentes entre os estados para que sejam aplicados os percentuais corretos de MVA para o cálculo da ST.

Para o contribuinte substituído ele deverá observar sempre se o cálculo do ICMS ST da nota de compra foi feito corretamente, pois na maioria dos casos onde não se toma crédito destes impostos, um cálculo feito a maior representará maior custo de aquisição para a empresa.