Nas minhas andanças por empresas, constatei que, em várias delas, a contabilidade registrava apenas as despesas pagas, sem se importar com as despesas (e custos) incorridos.

Ou seja, na prática, tais empresas utilizavam-se do que comumente chamamos de “regime de caixa” para o registro contábil de custos e despesas. Tal regime adota a prática (pouco recomendável) de simplesmente contabilizar os gastos incorridos no momento de seu pagamento.

Outro detalhe que me chamou a atenção foi a prática do faturamento “por mês”, sendo esta mais ou menos resumida como segue:

– vendiam-se mercadorias a crédito, para os clientes de confiança (tipo “caderninho” dos lojistas), e, periodicamente, se cobrava a dívida, emitindo-se (quando a dívida era paga) a correspondente nota fiscal (que seria registrada contabilmente somente nesta ocasião!).

Ressalto que, conforme normas contábeis internacionais (e também vigentes no Brasil), o registro dos atos e fatos administrativos (vendas, despesas, custos, variações patrimoniais) DEVE ser efetuado pelo regime de competência.

O regime de competência é um princípio contábil, que deve ser, na prática, estendido a qualquer alteração patrimonial, independentemente de sua natureza e origem.

Desta forma, sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e eventos são reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.

Poderia me delongar sobre as vantagens e razões do uso deste método, porém, vou listar apenas alguns:

1. permite análise mais criteriosa dos resultados do período, para fins de controle, gerenciamento e eventual distribuição de lucros ou dividendos;
2. evita o pagamento a maior de tributos que incidem sobre o resultado apurado (no lucro real), já que despesas e custos são registrados no momento em que incorrem (normalmente antes do seu efetivo pagamento);
3. facilita análises específicas e orientadas para o planejamento tributário, já que, para fins comparativos de regimes de tributação (real x presumido x simples) identifica o montante efetivo das bases tributárias, sem a distorção que o regime de caixa provoca;
4. atende às exigências previstas na legislação comercial, trabalhista, tributária, contábil e cível, já que um “balanço falseado” (ou seja, irreal) provocado pelo uso do regime de caixa pode atribuir responsabilidades aos sócios e administradores;
5. viabiliza controles mais específicos sobre o patrimônio da entidade, como, por exemplo, clientes e fornecedores.