Parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o eSocial surgiu do Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014, e tornou-se obrigatório no Brasil neste ano de 2018. Desde janeiro, as empresas estão sofrendo com inúmeras mudanças em seus ambientes internos de trabalho, já que esse processo de automação nem sempre é algo simples e de fácil compreensão em todos os negócios. Com a obrigatoriedade do eSocial, empreendedores precisam estar atentos quanto às informações que repassam ao programa do governo, já que não são aceitos dados errôneos, como também aos prazos de entrega.

O eSocial, resumidamente, é composto por cinco fases: a primeira (janeiro/2018) exige o cadastro das empresas; a segunda (março/2018) os dados dos trabalhadores e vínculos; a terceira (maio/2018) requer o envio da folha de pagamento; a quarta (julho/2018) a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada; e a quinta (janeiro/2019) os dados de segurança e saúde do trabalhador. Atualmente, apenas as organizações com faturamento anual superior a R$78 milhões devem enviar seus dados nos prazos solicitados.

A fim de minimizar a burocracia existente no país, o eSocial surge para, além de agilizar processos, promover um controle rigoroso da prestação de conta das empresas. As mudanças são muitas e já começam a alterar o ritmo dos empreendimentos com a folha de pagamento, que, agora, passa a ser digital, com cálculos realizados pelo sistema operacional, minimizando erros. Mesmo que digital, dados como valor do salário, bonificação, valor de benefícios, INSS, entre outros, são mantidos no novo formato da folha.

Mais uma alteração na rotina das organizações promovida pelo eSocial é com relação às contratações de funcionários e seus desligamentos. Com a adesão ao programa, empregadores devem informar no sistema sobre admissões e demissões, o que requer da empresa um certo planejamento. No caso da admissão, o empreendimento deve fornecer a informação ao eSocial até 30 dias antes da data que pretende fechar a seleção e cadastrar o funcionário até o fim do dia imediatamente anterior à contratação; já no caso da demissão, ela precisa ser informada até dez dias após a rescisão de contrato.

Outras duas mudanças que o eSocial causou nas organizações foi com relação às alterações salariais e jornada de trabalho. Quando qualquer tipo de atualização dentro desses focos acontece, é de responsabilidade do negócio informar o sistema, quase que em tempo real, sobre as modificações. Para aumentos ou reduções salariais, os dados podem ser enviados até um dia após a alteração; para jornada de trabalho, as informações devem ser enviadas no mesmo momento em que acontecem.

Com tantas novas adequações, é importante que as empresas adotem ferramentas e softwares especialistas para agilizar seus processos internos na busca das informações necessárias e requeridas. Como o setor de Recursos Humanos foi o mais atingido pela automação promovida pelo governo, é ele quem tem buscado o uso de ferramentas tecnológicas que facilitam as operações e a busca de dados.

Para isso, soluções de automação fiscal são bem-vindas, como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), Workflows, softwares que coordenam e sequenciam processos empresariais, e o ECM (Gerenciador de Conteúdo da Empresa), sistemas que possibilitam o gerenciamento de todos os dados digitais da organização, sendo esses buscados mais rapidamente.

E sua empresa? Está preparada tecnologicamente para as entregas do eSocial?