Os condomínios têm até junho deste ano para se enquadrar no e-Social, sistema de escrituração digital de informações fiscais previdenciárias e trabalhistas. A adequação obrigatória traz mudanças para os síndicos e administradores, que pagarão multas por atrasos no envio das informações dos funcionários e colaboradores que atuam na área condominial.

“Depois da implantação do e-Social, as rotinas trabalhistas, como admissão, rescisões, pagamento de férias, normas de segurança do trabalho, alteração de jornada de trabalho, não poderão mais ser realizadas de forma retroativa, a exemplo do que vinha acontecendo antes da mudança”, explica Marcos Bélens, sócio-diretor da MS Administração de Condomínios.

Como resultado das mudanças trabalhistas, síndicos e administradores precisam ficar atentos para as atividades cotidianas desenvolvidas pelos colaboradores do condomínio. A medida é justificada pela necessidade de informar para a contabilidade as informações dos funcionários em tempo real, visto que os atrasos no envio dos dados ao sistema do e-Social vai gerar multa para os gestores do espaço.

“Só para ter uma ideia, conteúdos sobre admissões, dados pessoais e informações trabalhistas, devidamente organizados, devem ser informados ao e-Social um dia antes do colaborador iniciar suas atividades, caso contrário, o condomínio poderá ser penalizado”, conta Bélens.

Organizar e fiscalizar

Para Rosely Schwartz, especialista em gestão predial, os síndicos precisam ficar atentos para o conjunto de 45 arquivos que deverão ser preenchidos e enviados para o site do e-Social, dentro de determinados prazos e exigências.

O síndico ainda precisa observar e fiscalizar o trabalho da empresa administradora, afirma Schwartz. A estratégia serve para trazer mais segurança sobre a circulação e envio de informações para a plataforma digital, medidas consideradas cruciais para o encarregado do local não receber multas administrativas.

“O sistema tem muitos arquivos, com layouts bem padronizados. Respeitando os prazos estabelecidos pela norma do e-Social, torna-se obrigatório enviar dados que incluem FGTS, Imposto de Renda. No processo de gestão das informações, caso o síndico caminhe fora de sintonia com a administradora, o risco de receber multas por envios atrasados fica maior“, explica Schwartz.

De acordo com Edney Maciel, analista contábil na área condominial da Exata – Administração de Condomínios, caso o trabalho de administração do condomínio seja feito por um ou mais escritórios de contabilidade, a observação do síndico deve ficar no trabalho destas empresas.

“O programa vem para trazer uma grande modernização nas regras desde atendimento quanto a contratação dos colaboradores. No entanto, para que a implantação ocorra de forma tranquila, os síndicos e os contadores devem trabalhar em conjunto, diante da obrigação de fazer as informações trabalhistas circularem de forma rápida e precisa”, diz Maciel.

O analista afirma que o e-Social vai melhorar a administração dos funcionários e contribuir para o correto cumprimento das leis trabalhistas e condominiais.