Toda instituição que possui CNPJ é obrigada a declarar a RAIS, e aquelas que não possuem empregados devem preencher a chamada RAIS NEGATIVA. Mas o que exatamente é a RAIS e por que ela é tão importante para o país? Quando surgem as dúvidas, a aposta certa é manter-se sempre informado para guiar seus clientes com segurança pelo processo. Acompanhe nosso artigo e fique por dentro de todos esses pontos. Confira:

O que é a RAIS e como ela surgiu?

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um documento de grande relevância. Trata-se de um registro administrativo anual, com foco em compensar a necessidade de informações, controles e estatísticas do governo na área social.

Foi instituída inicialmente como apenas mais um registro administrativo, no Decreto 76.900 de 23/12/1975. Com a sua evolução passou a ganhar maior destaque e a RAIS possui agora três objetivos principais:

• satisfazer as necessidades de controle da atividade trabalhista no país;
• prover dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
• disponibilizar informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

As informações obtidas a partir da RAIS fornecem dados importantes para o atendimento das necessidades:

• da legislação da nacionalização do trabalho;
• de controle dos registros do FGTS;
• dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão de Benefícios Previdenciários;
• de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
• de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
• Pagamento do abono salarial

A declaração é utilizada como base de cálculo do abono salarial do trabalhador. Motivo pelo qual exige uma enorme precisão das informações, pois o empregador pode ser responsabilizado caso seu colaborador possa ter perdas em decorrência de dados incorretos.

Para assegurar o cuidado com essas informações, foram instituídas punições para quem não cumprir o seu envio.

Multa e penalidade pelo não envio da RAIS

Conforme citamos anteriormente, o envio dos dados da RAIS é obrigatório para todos que possuem CNPJ e o não cumprimento desse processo pode resultar em uma multa. Além disso, a pendência dessas informações pode causar uma ação de fiscalização do Ministério do Trabalho.

Ainda referente às penalidades, é importante destacar que o pagamento da multa não isenta o empregador do envio correto das informações requeridas.

Transmissão eletrônica dos dados

Os contadores e escritórios de contabilidade devem enviar os dados através da transmissão eletrônica dos dados. A vantagem em ter um sistema para controle e gerenciamento dos dados da área contábil, tributos e folha de pagamento é que a RAIS aceita a importação direta dos arquivos gerados por esses sistemas — o que simplifica o trabalho e todo o processo, restando ao profissional apenas a conferência dos dados.

Vale lembrar que as empresas devem declarar todos os funcionários que pertencem ao seu grupo de empregados, independentemente do estabelecimento ou local onde prestam serviço. Portanto, profissionais contábeis devem orientar seus clientes a ficarem atentos aos detalhes.

A RAIS é uma importante ferramenta para a realização correta das normas legais e também serve para o acompanhamento do mercado de trabalho formal e suas estatísticas.