O Ministério da Previdência Social e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) prosseguem, neste semestre, o processo de implantação dos Centros de Documentação da Previdência (CedocPrev). De março até agora, foram instalados mais cinco centros, totalizando 13 em funcionamento em todo o país. Os CedocPrev contam com os serviços da Central de Atendimento a Pesquisas Processuais (Capture), que tem como atribuição a concentração das informações e gerenciamento da documentação.

Para executar o Capture, o INSS capacitou 62 servidores em todo o país. Após receber o pedido de desarquivamento de um processo, por exemplo, o servidor localiza o documento e o encaminha para a higienização. Nesta fase, o servidor verifica a ordem original do documento para digitalização e o encaminha, eletronicamente, para a unidade solicitante. O documento físico volta ao arquivo.

Além da guarda e preservação de processos e documentos administrativos, o CedocPrev permite atender, com mais rapidez, as solicitações das unidades, sem risco de extravio e necessidade de deslocamento de servidores.

Os cinco novos CedocPrev instalados este ano foram na cidade do Rio de Janeiro (Norte), em Niterói (RJ), em Salvador, em Vitória e em Campo Grande. Para o próximo mês, estão previstos centros de documentação em Campinas (SP) e em Campos dos Goytacazes (RJ).

No ano passado, entraram em funcionamento os CedocPrev de Porto Alegre, São Paulo, Belo Horizonte, Manaus, Fortaleza e na cidade do Rio de Janeiro (Centro). Até o final do ano, deverão estar concluídas as instalações de mais 17 centros em várias cidades do país, somando 30. Está programada, ao todo, a criação de 92 CedocPrev até 2011.

Processos de benefícios – A maioria dos documentos digitalizados se referem a processos de benefícios dos segurados, de pedido de revisão, recursos ou demandas judiciais. Nos CedocPrev são arquivados processos de benefícios que já foram concedidos ou indeferidos.

O coordenador-geral de Recursos Logísticos do INSS, Marcelo Alves, ressalta que, com a digitalização dos processos, o crescimento no volume de papéis será limitado, reduzindo custos e proporcionando uma maior disponibilidade de tempo dos servidores. Segundo ele, o prazo para atendimento de cada demanda - tanto as solicitações para fins judiciais como os pedidos das Agências da Previdência Social – é estimado em 24 horas para os processos que ainda não estiverem digitalizados.

Acervo - A implantação dos CedocPrev integra o Projeto de Gestão de Documentos, que tem como objetivo o gerenciamento das informações produzidas em fontes de arquivos, bibliotecas e museus da Previdência Social. Além da digitalização e da preservação do acervo documental, os sistemas de arquivos implantados nos CedocPrev contribuem para tornar mais eficaz a localização de documentos e processos.

Toda a documentação fica mantida nos centros por um período que varia de 50 a 100 anos, conforme a tabela de temporalidade e destinação de documentos, estabelecida pela Política Nacional de Arquivos.

Documentos que antes estavam espalhados de forma desordenada, em diversos arquivos do instituto, estão sendo armazenados de acordo com as normas de procedimentos estabelecidas pelo Comitê Executivo de Deliberação do Sistema de Documentação e Informação do INSS (Cedin). Nos centros estará armazenado, de forma organizada, um volume que ultrapassa a mais de 500 quilômetros de documentos e processos do INSS.