Quem ainda não tem emissor próprio de nota fiscal eletrônica (NF-e), deve começar a se mexer desde já. A partir de janeiro de 2017, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) desativará os aplicativos gratuitos para emissão.

Com isso, todos os contribuintes do ICMS paulista só poderão emitir documentos fiscais se tiverem um software próprio criado por uma desenvolvedora, informa a Sefaz-SP. Isso inclui os que atuam sob o regime do Simples Nacional - ou seja, os micro e pequenos negócios.

Desde 2006, quando começou o processo de informatização e transmissão de documentos fiscais pela internet, a Sefaz-SP tem autorizado o download gratuito dos aplicativos de NF-e e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) em seu portal.

A ideia, a princípio, era massificar o uso do processo. Mas, apesar dos investimentos realizados no sistema, um levantamento recente da Sefaz-SP mostra que 92,2% das NF-es são geradas por emissores próprios. O número sobe para 96,3%, no caso dos CT-es.

Se para as pequenas empresas o aplicativo gratuito era uma vantagem por não ter o custo do provedor, agora é necessário começar a se preparar para a mudança o quanto antes, alerta Marcel Solimeo, economista-chefe da Associação Comercial de São Paulo (ACSP).

“Já se foi praticamente meio ano, e no fim do ano não dá para pensar nessas coisas, e sim em vender. É hora de procurar alternativas, sejam existentes ou novas, e de escolher o provedor que oferece o melhor custo, pois a mudança já estava prevista”, afirma Solimeo.

Márcio Shimomoto, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), reforça a importância de não deixar para a última hora, já que todo software exige treinamento e parametrização para funcionar adequadamente.

“Isso não se faz em um mês”, afirma. “Se o empreendedor não souber onde procurar alternativas, deve falar o quanto antes com seu contador, que certamente terá ‘na manga’ um parceiro que desenvolva esse tipo de solução para indicar.”

A Sefaz-SP também recomenda aos contribuintes paulistas, que já tenham o aplicativo instalado, que façam a migração para soluções próprias antes que as novas regras de validação da NF-e e do CT-e impeçam o seu funcionamento.

“Os contribuintes que tentarem realizar o download dos emissores de NF-e e CT-e receberão a informação sobre a descontinuidade do uso dos aplicativos gratuitos (...), já que a partir de 1º de janeiro de 2017 não será mais possível”, disse a secretaria, em comunicado.

RECOMENDAÇÕES

Exceto pelo custo pontual de ter um software próprio, a mudança não será tão traumática: de acordo com Shimomoto, o atual aplicativo de emissão de NF-e é de poucos recursos, quase uma “máquina de escrever eletrônica.”

Isso porque o sistema da Sefaz-SP não faz gestão, nem controle de estoques, nem o simples cálculo de impostos, e a própria secretaria não tem condições de dar suporte técnico ao aplicativo - que acabou migrando para os próprios contadores.

“Ele praticamente datilografa os dados no software”, diz Shimomoto, lembrando que hoje no mercado há vários softwares de qualidade, que guardam até os dados .xml (terminação referente aos dados das NF-es, que devem ser arquivados eletronicamente por cinco anos, de acordo com a lei), e que podem ser contratados a um custo mínimo mensal que varia entre R$ 50 a R$ 60.

Quem tem um sistema próprio também conta com suporte técnico especializado. “Existem até empresas que oferecem a solução para emissão de notas a custo zero, e o empreendedor só paga a mais se quiser que o sistema faça um fluxo de caixa ou um controle de estoque, por exemplo - assim como faz o Google”, lembra o presidente do Sescon-SP.

Assim, o empreendedor não pode deixar passar o prazo: recentemente, a Sefaz do Amazonas suspendeu mais de 5,8 mil inscrições estaduais de empresas que deixaram de emitir as NF-es, alegando que isso poderia ocultar esquema de fraude e sonegação de impostos.

Segundo Shimomoto, a primeira penalidade de não emitir NF-e é mais de caráter administrativo e interno: num primeiro momento, pode trazer problemas ao fluxo de caixa da empresa, além de levantar questões referentes à defesa do consumidor.

Já Adão Lopes, CEO da desenvolvedora Varitus Brasil, lembra que, se isso ocorreu no Amazonas, acontecerá em todos os estados que não se adequarem.

“Se (as empresas) não migrarem, ficarão ilegais, passíveis de multa, e podem ser pegas como sonegadoras nas declarações de impostos anuais”, diz o executivo, que estima que mais de 100 mil empresas ainda têm de adotar o sistema próprio de emissão da NF-e.