Há tempos se fala no meio empresarial em aperfeiçoamento e melhoria nos processos. O objetivo é minimizar o desperdício e maximizar o resultado. Porém, essa responsabilidade quase sempre fica a cargo da linha de produção, mas é fundamental que a perspectiva de otimização contínua seja compartilhada com os demais setores da organização.

Cito como exemplo a área de Escrituração Fiscal das empresas, mais especificamente o Recebimento de Notas Fiscais, processo onde o alto nível de controle é imprescindível. Um processo frágil nesta etapa acarreta problemas e retrabalhos para os profissionais ligados à apuração de impostos e ao fechamento mensal.

Por costumeiramente ter um alto volume de movimentações - entradas de notas fiscais – essa área é vulnerável a erros, especialmente quando o processo de escrituração é manual. Essa situação se agrava mais ainda quando o processo é realizado por um profissional que não tem conhecimento adequado para a função.

A fragilidade nesta etapa de escrituração acarreta situações indesejáveis, como erro na apuração dos impostos, falha no aproveitamento de créditos, aumento do custo dos produtos, problemas com entregas de obrigações acessórias, alto nível de retrabalho da Área Fiscal, interferência no fluxo de caixa e significativo aumento no risco fiscal para empresa e seu representante legal.

Nos dias atuais, com o fisco cada vez mais rigoroso e digital, as empresas precisam investir na profissionalização e automação de seus processos. A automatização no recebimento de notas fiscais pode ser uma atitude decisiva para que os pontos descritos acima sejam banidos das organizações, principalmente do Setor Fiscal.

Tenha cuidado e seja rigoroso. Não permita a inversão de prioridades. Escriturar não é digitar! Muitas empresas contratam várias pessoas para a função de “digitar” notas tornando este valioso processo numa simples rotina, onde em muitos casos se cria uma competição por quantidade de documentos digitados, não corra riscos, preze pela qualidade.

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