Por vezes nos deparamos com uma instigante pergunta: quando, de fato, prescrevem os efeitos de um documento fiscal?  Embora pareça óbvio pensar nos tradicionais cinco anos, nem sempre este período prevalece.

A regra em torno da vida útil dos comprovantes é tão sutil quanto suspeita, pois não explicita a quais fatos ou fatores ela se refere. Por exemplo, para efeito de custos – numa empresa do Lucro Real – os exercícios findam com a entrega da Declaração do Importo de Renda da Pessoa Jurídica - DIPJ.

Assim, numa ótica mais aprofundada, é recomendável que o documento seja mantido a partir da entrega desta obrigação. Porém, não é esta a única interpretação, infelizmente. Vejamos o que estabelece o Decreto-Lei 1.598/77, no seu art. 14:

 “O custo das mercadorias revendidas e das matérias-primas utilizadas será determinado com base em registro permanente de estoques ou no valor dos estoques existentes, de acordo com o livro de inventário, no fim do período”.

§ 1º – O contribuinte que mantiver sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração poderá utilizar os custos apurados para avaliação dos estoques de produtos em fabricação e acabados.

Logo, é possível depreender que a escrituração fiscal digital ou em papel servirá, nos casos necessários, como prova de aquisição, origem da mercadoria ou matéria-prima, entre outras informações para a contabilidade de custos. Poucos são os profissionais que têm atentado para estas definições naquilo que tenho chamado de Ciclo de Vida dos Documentos Fiscais.

Assim como qualquer outra informação das companhias - pelo menos as mais organizadas - há um ciclo de vida de informações gerenciais, de pessoal, patrimonial etc. No caso de documentos fiscais, é preciso praticamente atentar para todos estes aspectos que no futuro lastrearão os lançamentos decorrentes.

Veja-se o caso da aquisição de um Ativo Não Circulante – Imobilizado. Sua depreciação gerará lançamentos por alguns anos, geralmente com base na sua aquisição que, em regra, estará relacionada a um documento fiscal, exceto em se tratando de contratos de aquisição de imóveis, por exemplo.

Desta forma, a decisão mais prudente sempre será aquela que proteja mais e melhor a companhia, ou seja, a mais conservadora. Neste sentido, podemos pensar em qual período foi escriturado o documento, com a respectiva apuração de créditos ou tributos a pagar (fato gerador), contando a partir dele o exercício inteiro para manter a guarda do documento, seja ele digital ou não.

Por que, então, optar pela escrituração? Porque ela será geralmente mais tardia do que a emissão ou recebimento (no máximo igual), pois há casos de documentos escriturados extemporaneamente.

Concluindo, o ciclo de vida de um documento fiscal inicia-se na sua emissão (própria ou de terceiros) e encerra-se no maior período decadencial de todas as obrigações acessórias a que ele estiver atrelado, ou der causa para outros lançamentos.

A notícia boa é que a guarda digital está a cada dia mais acessível e disponível para empresas de todos os portes, reduzindo drasticamente o custo de armazenagem, pessoal e conservação do “arquivo (quase) morto”.